PAR, czyli jak mówić, żeby słuchali i zapamiętali

Po omówieniu jak i dlaczego właśnie tak budować CV, profil oraz obecność w LinkedIn, Elevator Pitch oraz wyjaśnienia przyczyn zmian pracy (linki na końcu) przyszła pora na ostatni element pakietu komunikacji z rynkiem pracy – historie PAR. Niezwykle ważny, bo stanowiący najistotniejszą część spotkań rekrutacyjnych.

Koncept

Zacznijmy od wyjaśnienia. Jeśli w trakcie rekrutacji spotykamy doświadczonego rozmówcę, to on wie, że najważniejsze są nasze zachowania. Tym samym nie będzie nas pytał, jak się generalnie rozwiązuje poszczególne typy sytuacji, bo to kwestia znajomości teorii i lektury książek. Nie będzie też nas pytał, jak byśmy się hipotetycznie zachowali w jakiejś konkretnej sytuacji. Bo wie, że odpowiedź na takie pytania jest czysto deklaratywna i ma znikomą wartość praktyczną. Raz, że nasze nawet szczere wyobrażenia, jak byśmy się zachowali potrafią się bardzo różnić od zachowań rzeczywistych, gdy działa zaskoczenie, zmęczenie i emocje. Dość odpowiedzieć samemu sobie, jak bym się zachował, gdyby w moim budynku wybuchł pożar. Na zimno będzie to w dużej mierze logiczna opowieść, niemal jak z instrukcji. W rzeczywistości zachowamy się dosyć odmiennie, gdy nagle zaczną wyć syreny, ludzie podniosą przerażone krzyki, za plecami buchnie ogień i dym a my właśnie jesteśmy w trakcie ważnej wideokonferencji… Dwa, że człowiek pytany ogólnikowo może całkiem sprawnie i wiarygodnie opowiadać to, co w jego mniemaniu rozmówca chce usłyszeć… Tym samym doświadczony rozmówca konsekwentnie będzie nas pytał o jedno: przykłady naszych zachowań, które się wydarzyły; o coś, co zrobiliśmy naprawdę, konkretnego dnia, konkretnego miejsca, z konkretnymi ludźmi. To daje najlepsze dane do porównania naszych zachowań rzeczywistych z tymi preferowanymi na danym stanowisku w danej firmie.

Kolejna zaleta opisywania prawdziwych sytuacji? To podlega weryfikacji. Można zadzwonić i zapytać innych uczestników, jeśli jest taka potrzeba. Właśnie po to podaje się kontakty referencyjne w projektach rekrutacyjnych. To czyści atmosferę , a obie strony rozmowy poruszają się w sferze faktów, zamiast w modelu „ja mówię, co mi się wydaje, a Ty na oko oceniasz, czy wierzysz…”.

Jak sobie radzić z takimi oczekiwaniami po stronie rozmówcy? Należy zrobić przegląd swoich doświadczeń i przygotować opisy kilkunastu kluczowych przykładów naszych preferowanych i powtarzalnych zachowań. Należy to zrobić nie w formie „przypomnę sobie przecież i opowiem” (chaos, przypadkowość), a w formie PAR, czyli sekwencji Problem, Akcja, Rezultat.

P jak Problem, czyli zdefiniowanie problemu – 3, 4 zdania, nie więcej; bardzo konkretne; jeśli tylko się da, dodać mierzalny parametr, który definiuje i uwiarygodnia problem. Przyszedł do mnie kluczowy członek zespołu z wypowiedzeniem / towar nie dotarł na czas do klienta / przez trzy kwartały nie dawaliśmy rady przetworzyć planowanych X zamówień dziennie / planując budżet szef i ja mieliśmy przeciwstawne koncepcje sprzedaży i tak dalej.

A jak Akcja, czyli co zrobiłem – nie więcej, niż kilkanaście zdań; proste i krótkie, jak wbijanie gwoździ; konkretne do bólu, tzn. do kogo poszedłem, co powiedziałem, co robiłem, kogo i jak zaangażowałem; nie „my”, tylko „ja”; dla rozmówcy jest ważne, jak Ty się zachowałeś i co zrobiłeś, a nie co ogólnie robiono.

R jak Rezultat, czyli co osiągnąłem – nie więcej, niż 2, 3 zdania; bardzo konkretne, jeśli tylko się da, zdefiniować wynik mierzalnym parametrem; żadnych ogólników w stylu „i później już było dobrze / no i żyli długo i szczęśliwie”.

Od siebie proponuję dodać do każdej takiej opowieści jeszcze jeden element na końcu: CZEGO SIĘ NAUCZYŁEŚ. Ten fragment powinien mieć identyczną formę, jak poprzednie, czyli kilka krótkich konkretnych zdań. Musi bazować na wydarzeniach realnych, czyli na przykładzie naszego zachowania. Świetnym zwieńczeniem każdej bazowej historii PAR jest suplement w postaci choćby takiej: „… miesiąc później doszło do bardzo podobnej sytuacji. Dzięki uprzedniemu doświadczeniu zrobiłem to i to, szef/podwładny/klient/kolega zrobił to i to i w efekcie…”. Oczywiście zamysł jest taki, żeby ilustrowało to usprawnienie naszego działania z racji wcześniejszego doświadczenia.

Tematyka

Na jakie tematy przygotować opisy sytuacji w układzie PAR? Tutaj przypominam jeden z moich poprzednich artykułów, który należy do grupy najchętniej i nieustająco czytanych na  stronie: „Jak poskromić rekrutera?” (LINK). Kluczowy przekaz, to uświadomienie faktu, o którym nie wie nawet sporo samych rekruterów. Faktu, że rozmowa rekrutacyjna, niezależnie od kontenerów „podchwytliwych” pytań, toczy się na zaledwie kilka tematów. Te tematy, to: doświadczenie, relacje z ludźmi, autorefleksja + twarda wiedza i technikalia (okres wypowiedzenia, oczekiwania finansowe itp.). Pierwsze trzy to właśnie te, które należy ilustrować opisami prawdziwych zdarzeń i naszych konkretnych zachowań. Jest to opisane we wspomnianym artykule, więc nie będę już tutaj powtarzał. Zapraszam do kliknięcia linku.

Dodam jeszcze, że w przypadku przygotowywania opisu wartościowych sytuacji opisujących nasze relacje z ludźmi dobrze jest posłużyć się prostym schematem sprawdzającym, czy jesteśmy przygotowani na wszystko. Wyobraź sobie (narysuj) strukturę dowolnego działu, w którym pracowałeś. Masz tam następujące potencjalne oddziaływania:

– Twój przełożony (czyli w górę)

– Twoi podwładni (w dół)

– koledzy ze stanowisk równoległych (w bok)

– partnerzy biznesowi, np. hurtownicy, firmy outsourcingowe, franszyzy, kancelarie itd. (po skosie)

– klienci (po skosie).

Mając na kartce i w pamięci taki prosty schemat „w górę, w dół, w bok, 2x po skosie” od razu widać, jakie ilustracje naszych zachowań należy przygotować. W sumie pięć kierunków, co oznacza 10…15 krótkich przykładów i temat relacji zamknięty. Proste.

Sytuacji typu PAR mamy w życiu setki! To nie muszą być zdarzenia jak z życia Bruce’a Willisa czy Arnolda Schwarzeneggera, którzy raz na pół godziny ratują świat. Jeśli masz takie historie, w których zbawiłeś całą firmę lub dział, to świetnie. Je też opracuj, ale… masz ich zwykle nie więcej, niż kilka w całym zyciu, o ile w ogóle. A rozmówcę interesują Twoje powtarzalne i preferowane zachowania w typowych sytuacjach. Tych masz minimum po kilka dziennie.

Informacje dodatkowe

Podstawowa zasada: język mówiony, nie pisany! Owszem, w ramach przygotowań zapisujemy to sobie, bo nic tak nie weryfikuje jakości wywodu, jak przeniesienie myśli na papier. Ale nie zapominajmy, że historie PAR wykorzystujemy w trakcie rozmowy, więc dobry język mówiony jest właściwą formą. Żadnych nawiasów, zdań (po wielokroć) wtrąconych, hermetycznych skrótów. Dbamy tez o to, by posługiwać się językiem zrozumiałym dla odbiorcy, a nie żargonem specyficznym dla branży, rodzaju stanowiska, czy wręcz konkretnej firmy (to najgorsze).

Kiedy przemyśleć swoje doświadczenia, wybrać i przygotować opis kluczowych przykładów? Najgorsze, co można zrobić, to zdać się na swoją pamięć i wiarę, że „przecież o sobie, to wiem wszystko najlepiej”. Po pierwsze, w sytuacji stresującej prawdopodobieństwo, że w ułamkach sekund przypomni nam się sytuacja najlepiej ilustrująca omawiane zagadnienie jest, delikatnie mówiąc, ograniczone. Zwykle ta najlepsza przypomni nam się podczas kolacji, czyli po rozmowie. Nie warto tak ważnego elementu opisu naszych doświadczeń i wiarygodności pozostawiać głównie przypadkowi. Po drugie, większość z nas nie ma wybitnego talentu komunikacyjnego. Na tyle wybitnego, by dowolna wypowiedź opowiadana bez uprzedniego przygotowania była od razu krótka, zwarta, logiczna, a jednocześnie ciekawa, angażująca, łatwa do zapamiętania i dająca się naszemu rozmówcy szybko zanotować. Tym bardziej, że podczas większości ważnych rozmów, w tym rekrutacyjnych, mamy tylko jedną próbę. Od razu musi być dobrze, jeśli myślimy o sukcesie konkretnego spotkania. A skoro od razu musi być dobrze, to… trzeba to przygotować i przetrenować w domu. Jeśli jest taka możliwość (a zawsze jest), to najlepiej dać to jeszcze komuś do przeczytania i posłuchania nas. Dla sprawdzenia, na ile coś, co dla nas jest oczywiste (bo znamy kontekst), jest oczywiste dla kogoś, kto słyszy tylko te kilkanaście zdań. Bo na początku przeważnie wcale nie jest. Dlatego właśnie dobrze to przećwiczyć i dopracować. Dzięki temu będziemy też w trakcie rozmowy spokojniejsi. Co tylko nam w oczach rozmówcy na dobre wyjdzie. Odbierze to jako wyraz dojrzałości i dobrego poziomu autorefleksji.

Czy historie PAR muszą być tylko o sukcesach? Oczywiście, że nie. Po pierwsze nikt nie uwierzy, że nasze życie to jedynie pasmo sukcesów i zwycięstw. Nawet gdyby tak jakimś cudem było, to… bardzie to bardziej wadą, niż zaletą. Organizacja ma większy użytek z ludzi, którzy mają bogatsze doświadczenia. Byli i na wozie i pod wozem, dzięki czemu lepiej znają swoje zachowania i emocje w sytuacjach trudnych. Także tych bez szczęśliwego zakończenia. Jeżeli dodamy do takiej historii opisany w poprzednim akapicie ostatni element (czego się nauczyłeś), to możemy wiarygodnie i skutecznie pokazać swoją umiejętność zdobywania doświadczeń, analizowania ich, wyciągania wniosków i zdolność do autorefleksji. Jednym słowem – dojrzałość. A to jest bezcenne.

Warto zwrócić uwagę, że ten znany od lat koncept PAR spełnia wymóg tak ostatnio modny i odnoszący się do naszych preferencji w roli słuchacza – jest to opowieść, a po polsku inaczej „story”. Ze swoim początkiem, przedstawieniem bohatera, jego decyzji i poczynań oraz z jasnym zakończeniem. Do tego przeważnie szczęśliwym… Same zalety. Ta zaleta sprawia, że przygotowanie się w systemie PAR jest także niezwykle skuteczne, gdy przyjdzie nam rozmawiać z… niedoświadczonym rekruterem/menedżerem. Bo po lekturze pierwszych akapitów artykułu, gdzie wspominałem o doświadczonych rozmówcach, mogłeś sobie zadać takie pytanie.

Obiecane linki

Jak napisać CV, cz. 5 i ostatnia

Elevator Pitch, fundament komunikacji

Tako rzecze Dariusz o LinkedIn

Dlaczego umierasz pytany o powód odejścia z pracy?

PS

Często w użyciu jest także nazwa STAR – Situation, Task, Action, Result. To dokładnie to samo.