Jak napisać CV? Część 5. i ostatnia

Na ilustracji powyżej masz fragment typowej rozmowy rekrutacyjnej. Żeby na nią się dostać zapewne najpierw wyślesz CV. Pytanie „jak napisać CV?” to temat nieśmiertelny. Można wręcz powiedzieć, że to samograj. Bo wcześniej, czy później niemal każdy musi je napisać, wysłać i poddać ocenie. Zdawałoby się, że w takiej sytuacji wszystko powinno już dawno być jasne. Nie tylko, jak je napisać, ale z konkretnym uzasadnieniem, dlaczego właśnie tak. Może i powinno, ale wcale tak nie jest. Pora więc skończyć tę sagę.

Jedną z kilku moich zawodowych aktywności jest rekrutacja na wysokie stanowiska. Robię to już dziewiętnasty rok. Nasz rynek pracy się rozwija, ludzie są coraz bardziej doświadczeni, oczytani, osłuchani, literatury i poradników też coraz więcej. Mimo to na przestrzeni tych lat nie widzę żadnego istotnego postępu w kwestii logicznej autoprezentacji. Jak chaotycznie i bez konceptu sporządzali ludzie ten ważny przecież dokument lata temu, tak samo robią to dzisiaj. Ach, muszę zrobić CV! No to zaglądam do Internetu, ściągam pierwszy lepszy wzór (w najlepszym przypadku drugi lepszy) i bezładnie wklepuję, co mi tylko do głowy przyjdzie. Najczęściej ogólniki a la Barnum (link do barnumowego CV tutaj). Konceptu w tym żadnego. A już tym bardziej myśli, że ktoś to będzie czytał i na zaangażowaniu tego kogoś nam zależy. Kogoś, kto nie siedzi w naszej głowie i nie przeżył naszego życia. Kogoś, kto będzie miał przed oczami tylko tych kilka stron, by podjąć kluczową dla nas decyzję: zapamiętać i zaprosić, czy rzucić okiem i zapomnieć.

Dodam, że wcale nie chodzi mi o żaden wzór struktury czy grafiki dokumentu. Na to sam jestem mało wrażliwy i jako czytelnikowi jest mi to zupełnie obojętne. Generalnie dla czytelnika, ważne są: prostota, przejrzystość, konkrety. Reszta to wata i zbędne ozdobniki, które dodajemy wedle zwykle fałszywej zasady „wyróżnij się, albo zgiń”.

Zawsze zadawaj sobie pytanie: „Czy moje CV nie może być prostsze, bardziej przejrzyste i konkretniejsze?”. Dla sprawdzenia zawsze dawaj je znajomemu do przeczytania (ale nie rekruterowi, szczególnie młodemu!) i poproś o dwie rzeczy – niech Ci powie w 3 zdaniach, co zapamiętał + niech Ci opowie Twoją własną ścieżkę. Najlepiej poproś go o to… z zaskoczenia, na drugi dzień lub dwa po lekturze (!). Wtedy sam się dowiesz praktycznie, ile warte jest Twoje CV od strony komunikacyjnej. Proste, prawda?

Napisałem do tej pory cztery artykuły dotyczące CV. Każdy z nich odnosił się do innego fragmentu. Dzisiejszy uzupełnia brakujące puzzle i wieńczy całość. Dla ułatwienia na końcu podaję linki do wszystkich publikacji i… niech już nikt nie mówi, że nie wiedział, nie słyszał, nie doczytał. To nie budowa kosmolotów, choć też trzeba trochę pomyśleć. No to do rzeczy. Czas skończyć światową historię CV.

Jakie mamy cele pisząc CV? Są dwa cele, bez osiągnięcia których znikamy:

– mamy czytelnika tak zainteresować, by chętnie i płynnie przeczytał wszystko

– mamy to tak podać, żeby łatwo zapamiętał i odnalazł w razie potrzeby.

W efekcie ma nas zaprosić na spotkanie albo już teraz (jeśli aplikujemy w ramach projektu), albo ma o nas pamiętać w przyszłości (jeśli wysyłamy w ciemno).

Jeśli czytelnika nie zainteresowałeś i nie pomagasz mu prowadząc go przez dokument jak po sznurku, to przerwie czytanie i zacznie rzucać okiem. Właśnie w tym momencie przegrałeś batalię. Zamiast wchłonąć podany na tacy Twój obrazek, czytelnik stworzy sobie własny na podstawie chaotycznie wybranych fragmentów.

Jeśli tekst nie jest na tyle konkretny i prosty, by dawał się łatwo zapamiętać, to (niespodzianka!) giniesz w pomroce dziejów. Czytelnik za jakiś czas może i będzie miał ciekawy dla Ciebie projekt, ale nie zadzwoni, bo nie zapamiętał Cię. Ba! Ale Ty już to wiesz! Tylko że z innych obszarów biznesu i nie widzisz identyczności zasad. Jest to nic innego, jak przeniesienie znanych Ci już zapewnie reguł np. UX (User’s Experience) na Twojego czytelnika. Zacznij myśleć kategoriami RX, czyli Reader’s Experience (to określenie to mój wynalazek, wspomnij autora przy dzieleniu się tym doświadczeniem…). Zamiast skupiać się na „Ja i moja ekspresja”, skoncentruj się na wygodzie i potrzebach Czytelnika.

Kluczem jest najważniejsza część CV, czyli umieszczone na początku Podsumowanie. Jak je skonstruować i dlaczego właśnie tak opisałem już w osobnym artykule. Zajrzyj TUTAJ:

„Jak (nie) zamordować swoje CV”.

Najlepiej przeczytaj to, zanim przejdziesz dalej, bo będę się do tego tekstu kilka razy odwoływał. Przeczytałeś? To jedziemy dalej. Po inżyniersku.

1. Podawaj informację w pakietach

Pisząc „pakiety” mam na myśli dające się wyodrębnić klarowne i krótkie fragmenty całości. Rzecz w tym, by czytelnik już po pierwszym spojrzeniu na dokument natychmiast wierzył bez zastanowienia, że „dam radę to przeczytać” i w efekcie właśnie zabrał się za czytanie. Już pierwszy rzut oka ma go zachęcić do czytania, a nie przytłoczyć. RX, pamiętasz? Masz mu pomagać.

Co przytłacza:

– pisanie w stylu powieściowym, czyli pełny wiersz po wierszu; właśnie, jakbyśmy powieść pisali; czytelnik gubi się w okolicach trzeciego czwartego wiersza i zaczyna rzucać okiem, zamiast czytać. Właśnie w tym momencie go straciłeś

– zbyt mała czcionka; nie kombinuj jak mówcy, którzy chcąc zmieścić się w krótszym czasie, mówią szybciej, co daje katastrofalny efekt. Wydrukuj swój dokument i sam zobacz, czy cię nie denerwuje. Daj taki wydruk kilku innym osobom i zapytaj o pierwsze emocjonalne wrażenie („ok., dam radę” czy też „o Jezu, mam to czytać…?”). A po lekturze zapytaj, czy czuje się zmęczony. Jeżeli nie dołączasz do przesłanego CV lupy, to zrób je czcionką 11 (10 to już absolutna dolna granica); taka w wydruku jeszcze daje się czytać. Pamiętaj, że oprócz czytania z ekranu ludzie też drukują Twoje CV

– więcej, niż 3 strony; czytelnik widząc ok. 2,5 strony wierzy, że da radę. Odwraca pierwszą kartkę i widzi koniec, czyli jest ok., dam radę. Widząc, że są 4 strony przestaje lubić Twój dokument i… zaczyna rzucać okiem tu i ówdzie. Niedobrze, powinien lubić.

Uwaga wynikająca z moich dziewiętnastu lat praktyki: każdą karierę da się sensownie zmieścić na 2,5 stronach. Powtórzę – każdą. Jeżeli Ci się nie udaje, to zajrzyj jeszcze raz do artykułu „Jak (nie) zamordować swoje CV”. Dodatkowo sprawdź dokument pod kątem… pustych przestrzeni. Całkiem często jest tego dużo za dużo i można to zagospodarować.

2. Co to jest pakiet?

Ano coś takiego:

– podpunkty

– nie więcej, niż 4 podpunkty w serii

– każdy podpunkt ma maksymalnie 2,5 wiersza

– każde zdanie ma maksymalnie wiersz z kawałkiem, najlepiej mniej, niż wiersz

– proste krótkie zdania, wręcz równoważniki zdań (nie zgrywaj Sienkiewicza); każde zdanie ma nieść konkretną informację (fakty, liczby, nazwy)

– język ogólnie zrozumiały, żadnego slangu, żadnych skrótów charakterystycznych tylko dla Twojej firmy lub zbyt wąskiego kręgu ludzi.

Dlaczego tak? RX, cały czas RX… Z tej samej przyczyny wszystkie sieciowe poradniki pisania postów i artykułów mówią: żadnej ściany tekstu, stosuj krótkie akapity. To samo dotyczy CV. Niektórzy doradzają, że np. podczas prezentacji dopuszczalnych jest do sześciu podpunktów na slajdzie, ale znacznie większe prawdopodobieństwo utrzymania uwagi zmęczonego czytelnika jest przy 4 (i właśnie dlatego piszę to cyfrą, żebyś łatwiej zapamiętał). Jednocześnie w 4. niemal zawsze da się zawrzeć kluczowe informacje. Powtórzę – informacje, a nie barnumowskie ogólniki.

A co zrobić, jeśli masz więcej wartościowych i konkretnych informacji do przekazania podczas opisu swojej pracy w jednej firmie? To proste. Niech pierwsze 4 podpunkty dotyczą opisu Twoich obowiązków i środowiska (liczby, fakty!). A następnie piszesz „Osiągnięcia” i dodajesz 3 podpunkty. Niby siedem podpunktów, a czytelnik widzi dwa pakiety w postaci 4+3. Z kolei do opisu miejsca pracy sprzed kilkunastu lat wystarczy jeden podpunkt. Nie przesadzaj, toż to było w czasach bitwy pod Grunwaldem. No chyba że… (przypomnij sobie wskazania z „Jak (nie)…”.

Żartobliwa dygresja: taki pakiet można nazwać… kwantem informacji. Czyli otwiera się pole dla kolejnych szamanów i ich dyskursów o kwantowym CV. No ale skoro pojęcia z fizyki kwantowej są bezsensownie (bezrozumnie chyba jest trafniejsze) używane gdzie popadnie, to czemu nie w przypadku CV. Skoro są już kwantowe coachingi… Koniec smutnej żartobliwej dygresji.

3. Lista szkoleń i lista kluczowych projektów

Jakże często zdarza nam się upajać liczbą swoich szkoleń, kursów i kursików. Nawet takich kilkugodzinnych. I łubudu, dajemy listę na pół strony. Może to i wbija Cię w dumę, ale mam złą wiadomość. Mało kto to przeczyta. Z tendencją do prawie nikt. Raz, że zwykle nie ma po co. Co kogo obchodzi fakt odbycia jakiegoś tam jednodniowego szkolenia z przywództwa/logistyki/czegokolwiek/ kilka lat temu. Z tego wynika tylko jedno, że się odbyło, a nie że zostałeś przywódcą. Dwa, że… RX wciąż obowiązuje. Wygoda czytelnika rządzi, czyli… do 4 podpunktów.

Czym się kierować wybierając tych kilka szkoleń/kursów do CV? Po pierwsze, celem zawodowym, czyli punktem numer cztery z Podsumowania (znowu odsyłam do „Jak (nie)…”). Po drugie, otrzymanym ewentualnie certyfikatem potwierdzającym umiejętności wedle rozpoznawalnych i powszechnie akceptowanych kryteriów – ACCA, Six Sigma, CIMA, PRINCE itp.. To robi robotę. Po trzecie, miejscem/organizatorem szkolenia. Jeżeli jest to jedna z setek firm szkoleniowych, to słabo, wzruszenie ramion. Jeżeli jest to instytucja z tych najbardziej rozpoznawalnych i szanowanych, to warto się pochwalić. Mam na myśli np. kluczowe międzynarodowe i lokalne uczelnie. Kurs przywództwa w INSEAD i kurs przywództwa w jakimś hotelu na Mazurach z trenerem Jurkiem to dwie różne rzeczy. Nawet jeśli ten pierwszy był drogi i do bani, a ten drugi oczy Ci otworzył. RX…

Szczycimy się też często (i słusznie) ukończonymi projektami. Czasem mamy ich naprawdę sporo. Nie męcz czytelnika długą listą, bo i tak tego nie przeczyta. Rzuci okiem na kilka i jeszcze mogą mu umknąć te naprawdę istotne. Co z tym fantem zrobić? Po pierwsze, kluczowe jeden, dwa projekty umieść w opisie pod odpowiadającą im firmą (w ramach tych 4+3 podpunktów, z których każdy ma maksymalnie 2,5 wiersza).  Po drugie, wybierz do czterech dodatkowych kierując się tymi samymi kryteriami, co w przypadku szkoleń (patrz wyżej). Po trzecie, jeśli już musisz, to zrób dłuższą listę projektów i… umieść je na samym końcu CV, w formie dodatku, załącznika. Dzięki temu sam dokument będzie zwarty i czytelny, a użytkownik w razie potrzeby sobie zajrzy na koniec. Prawdopodobieństwo, że czytelnik przeczyta tak skomponowane informacje gwałtownie rośnie. I o to chodzi.

4. Zainteresowania, hobby

Zawsze to dodatkowa możliwość powiedzenia czegoś o sobie jako człowieku. No to dlaczego nie skorzystać? Pisz tylko prawdę. Pisz tylko o tym, co jest Twoją prawdziwą pasją. Jak to sprawdzić? Bardzo łatwo. Jeśli niezależnie od natężenia innych obowiązków znajdujesz na to czas. No i na wspomnienie o tym oczy Ci zaczynają jaśnieć i potrafisz powiedzieć na ten temat więcej, niż przeciętny Kowalski, czy Malinowska. Zastanów się więc, zanim wpiszesz narty (dwa razy do roku kilka dni) ub piłkę nożną (oglądana w kablówce). Oprócz powszechnych zainteresowań rozrywką fizyczną, nie zapomnij dodać, co jest Twoją pasją intelektualną. Jeśli cokolwiek jest, oczywiście.

5. Inne

Zanim zaczniesz wklepywać cokolwiek, zatrzymaj się. Pamiętaj – RX. Jeśli mierzysz np. w wysokie stanowisko menedżerskie, to informacja, że masz prawo jazdy kategorii B i umiesz obsługiwać Microsoft Office (czyli liznąłeś Worda i Excela) jest zwykłym marnowaniem cennej przestrzeni. Co innego, jeśli kandydujesz na poziomie przedstawiciela handlowego. Dobierz takie informacje, które wspierają Twój cel główny. Odfiltruj śmieci.

Podobnie z językami. Mało kto się wyznaje w wartości poszczególnych certyfikatów. Dla odbiorcy ważne jest tylko jedno – na ile sprawnie mówisz/piszesz na co dzień. Zamiast pisać „angielski – kategoria B12/7rJ”, napisz „angielski – płynnie / komunikatywnie / średnio”. I tak sprawdzenie będzie polegało na rozmowie w tym języku, a nie na analizie certyfikatów. No, chyba że aplikujesz do spółki Skarbu Państwa. Tam to papier najważniejszy… Pisanie z kolei „niemiecki – podstawowy” jest marnowaniem przestrzeni. Na poziomie podstawowym, to się przywitamy, pożegnamy, podziękujemy i zaklniemy w wielu językach, ale to jeszcze nie powód do zużywania całego wiersza. Określenie „podstawowy” oznacza po prostu „nie dogadam się”.

Tym oto sposobem, kompletując 5 artykułów, mamy pakiet informacji, jak i dlaczego właśnie tak komunikować z czytelnikiem naszego CV. Ponoć Justus von Liebig po opracowaniu metody spalania substancji organicznych powiedział z zadowoleniem „Teraz każda małpa może zostać chemikiem”. Hmm… teraz to już każdy może się wypowiadać o pisaniu CV, tylko po co, skoro dzieło jest kompletne ;-). Trzymam kciuki za Twoją samodzielna pracę!

A jak już masz CV, to co robisz? Udajesz się na rozmowę z rekruterem. Przypadkiem jest na ten temat bardzo dobry artykuł. O tutaj:

„Jak poskromić rekrutera?” (link)

PODSUMOWANIE – KOMPLET LINKÓW dotyczących CV

1. Jak napisać najważniejszy fragment, czyli Podsumowanie

„Jak (nie) zamordować swoje CV?”

2. Jak NIE pisać CV, czyli Efekt Barnuma i horoskopowy bełkot

„CV jak horoskop, czyli Efekt Barnuma”

3. Ogólne zasady pisania CV, czyli jak uniknąć Efektu Barnuma

„Skuteczne CV (i nie tylko), czyli anty-Barnum”

4. Czy i jakie ewentualnie umieszczać zdjęcie

„Umieszczać, czy nie umieszczać, czyli zdjęcie w CV”

5. Zasady szczegółowe komunikowania poprzez CV – to niniejszy artykuł.

Finis coronat opus. Jeżeli ktokolwiek po lekturze tych pięciu krótkich i konkretnych artykułów nadal ma problemy z prostym, przejrzystym i konkretnym sformułowaniem CV, to… już jego i tylko jego problem.

Ostatnia zasada: kieruj się RX i zdrowym rozsądkiem; jeżeli kiedykolwiek masz wątpliwości, to zadaj sobie pytanie, czy rozważany fragment jest wystarczająco… prosty, przejrzysty i konkretny. Dla Czytelnika, nie dla Ciebie.

PS tak, tak, całkiem sporo rekruterów lub decydentów w firmach to niezbyt profesjonalni i uważni czytelnicy. Co by im się nie podało, to przekręcą, niedoczytają, błędnie zinterpretują. Ale to nie powód, żeby zamiast ciasta przygotowywać zakalec i serwować go wszystkim. Nawet tym, którzy akurat na smakach się znają. Na osobowość czytelnika mamy znikomy wpływ. Za to na swoją komunikację ze światem mamy wpływ bardzo duży. No to skupmy się na tym, na co wpływ mamy.