Wyprowadź kozę z kalendarza!

Zarządzanie czasem. Historia prawdziwa z moich studiów. Profesor na zajęciach z wytrzymałości materiałów pyta: pękła część w maszynie, wzmocniliście ją, znowu pękła, wzmocniliście, znowu pękła, co robicie? Żaden z nas nie wpadł wtedy na właściwą odpowiedź. Odpowiedział więc profesor: zamiast znowu wzmacniać… zaprojektuj ją od nowa tak, by mogła się wyginać.

Wtedy była to czysto inżynierska historia. Wtedy uczono nas myśleć odważnie, wbrew „oczywistościom”. Po latach doszło do mnie jak uniwersalny wymiar wciąż ma moja ówczesna nauka. Jak wspaniałych profesorów miałem. Jak bardzo jest to przydatne w innych obszarach aktywności. W biznesie. W zarządzaniu czasem, którym… zarządzać się nie da. Możesz zarządzać tylko sobą.

To idealna metafora dla Twojej pogoni za kalendarzem. Czy kończysz każdy dzień z kilku(nastoma) sprawami, których nie zdążyłeś załatwić? Czy kładziesz się kiedykolwiek spać z poczuciem, że wszystko jest zamknięte i jutro zaczniesz dzień od zera, na swoich warunkach? Jak długo trwa ten stan? Czy to „tylko tak teraz”? Jakie są szanse, że to tymczasowe i już zaraz się skończy? Jeszcze tylko zrobię ten budżet i wtedy… Jeszcze tylko wprowadzimy ten produkt i wtedy… Jeszcze tylko ta restrukturyzacja, optymalizacja, inwentaryzacja i wtedy… No właśnie… Najczęściej to ciągła pogoń bez końca.

Co robimy? Podkręcamy tempo starając się robić to samo, ale bardziej. Gonimy zadania. Chodzimy szybciej, mówimy szybciej, denerwujemy się i denerwujemy innych wokół siebie. Angażujemy się w coraz więcej spraw, by je osobiście dopilnować. Przenosimy stres do domu. Dojeżdżamy do momentu, w którym, coś musi zacząć pękać. Albo jakość naszej pracy, albo my sami. Psychicznie lub fizycznie. Albo nasi podwładni. Albo nasi najbliżsi. Wiemy jednocześnie z wieloletniej praktyki, że to beznadziejna walka. Walka, której wygrać się nie da i jesteśmy w niej nieustająco zagonieni do rogu. Skoro przez ostatnich kilka lat tak to właśnie wygląda, pracy i zadań nie ubywa, kładziesz się spać z systematycznie niedogonionymi zadaniami, to co zrobić? Nie módl się o dołożenie godziny numer 25 i 26, bo pracując tak samo, zmarnujesz je tak samo i po roku będziesz się modlił o godzinę 27., a po dwóch o 28. Co więc zrobić? Zamiast usztywniać, pozwól się wyginać.

Odejmij godzinę ze swojego kalendarza. Świadomie wprowadź w swoim kalendarzu systematyczną godzinę dla Ciebie. Zablokuj ją w systemie tak, by inni widzieli ją jako zajętą. Możesz ją wypełniać na wiele sposobów. Od myślenia o rzeczach ważnych, ba, wręcz wreszcie wyodrębnienia ich z masy innych (na to zwykle mamy zbyt mało czasu), przez skupienie się i dokończenie kluczowego zadania dnia/tygodnia, po uspokojenie się uprawiając spacer, jogę, lekturę, czy kawę/lunch z bliską Ci osobą (nie rozmawiajcie o pracy…). Taka godzina jest też prostym buforem bezpieczeństwa dla zwykle zbyt wielu zadań ustawionych w kalendarzu na styk, a bywa że wręcz na zakładkę. To Twoja godzina, więc to Ty analizuj i wymyślaj, na co ją przeznaczać, by przerywać codzienną pogoń chomika.

Miałem okazję ponownie sprawdzić to w ostatnim roku współpracując z kilkoma menedżerami na wysokich stanowiskach. Z bardzo dużą odpowiedzialnością mierzoną obrotami, pozycją firmy na rynku, zespołami ludzkimi. Wnioski podstawowe były dwa. Oba były dla menedżerów ogromnym zaskoczeniem:

– po pierwsze – czy coś się pogorszyło w ich otoczeniu, zespole, firmie? Okazało się, że… nic. Ludzie świetnie sobie dawali radę, nic się nie zawaliło. Wniosek: brali zupełnie niepotrzebnie za dużo na siebie, zupełnie bezpodstawnie uważali, że muszą widzieć i wiedzieć za dużo, być w zbyt wielu miejscach, zbyt często przy zbyt wielu sprawach, dostarczać samemu wszystkim natychmiastowe rozwiązania. Podczas gdy masę tych rozwiązań inni mogą dostarczyć sami. Co więcej, będą to rozwiązania nie gorsze, a do tego ludzie szczęśliwsi, bo mogą działać.

– po drugie – czy coś się poprawiło? Tak! Zerwali z tradycją „wciąż biegnę, godzina po godzinie aż padnę”. Odzyskali czas na myślenie, czyli na to, do czego są powołani. Efekt? Odzyskali przez to umiejętność ustalania priorytetów i koncentrowania się na nich osobiście, pozostawiając wiele spraw ludziom, którzy zrobią je sami świetnie lub wystarczająco dobrze. Przestali zaśmiecać sobie czas i głowę masą zbyt drobnych zadań, by przy nich asystować. Odrzucili dewastujące przekonanie, że sami muszą mieć na wszystko natychmiastową odpowiedź . Dali sobie czas na znajdowanie odpowiedzi i, co równie ważne, pozwolili znajdować i wdrażać odpowiedzi innym członkom zespołu. Wymiar praktyczny: stali się spokojniejsi, pewniejsi siebie i bardziej skuteczni (!). Dwie pieczenie przy jednym ogniu.

Jeszcze jedno: dużo można powiedzieć o tym sprawdzonym rozwiązaniu, ale nie to, że jest… intuicyjne. No właśnie. O intuicji więcej tutaj (LINK).

Zarządzanie czasem? Przypomnę metaforę wiodącą: jeśli ciągle wzmacniasz, a mimo to ciągle pęka, to zmień myślenie i pozwól się wyginać…

PS

A skąd w tytule koza? Z bardzo starego dowcipu, który zapewne większość czytelników kojarzy. Uważasz, że masz małe mieszkanie? Wprowadź do niego kozę! Po pół roku wyprowadź kozę z domu i przekonasz się wtedy, ile masz wolnego miejsca w tym samym mieszkaniu…