Jak (nie) zamordować swoje CV? Cz.4

Jak pisać CV? Zacznijmy od… czytania. Co jakiś czas pojawiają się artykuły „odkrywające” na nowo, jak to rekruterzy czytają CV. Dodaje się jednocześnie opis skanu badania ruchu gałek ocznych osoby czytającej dokument. No i wynika z niego niesamowity wniosek, że najdłużej oczy zatrzymują się w… lewym górnym rogu. Do tego dorabia się „analizę”, gdzież to jeszcze na dłużej zatrzymały się oczy czytelnika i teoryjka gotowa: oni przeglądają CV w literę Z, albo w F, a może i w SZ (wymieniam na bazie pamięci i sarkazmu). Już sam nie wiem, co jeszcze komu do głowy przyjdzie, żeby się wyróżnić. W powyższym zdaniu celowo słowo analiza zamknąłem cudzysłowem, bo inaczej się raczej nie powinno.

Przyczyny kreowania wspomnianych teorii Z, F itd. są proste. Wynikają z miłości bliźniego. Skoro wiemy, jak oczy latają rekruterowi, to… możemy pomóc. Czyli prowadzić szkolenia z pisania takiego CV, które te gałki oczne uwzględnia. Czyli bazować na wiedzy tajemnej, a na tym marża jest większa. Jest biznes. Tymczasem wystarczy trochę zdrowego rozsądku, by do podstawowych wniosków dojść samemu i przestawić świat z głowy na nogi. Przestać mylić skutek z przyczyną. Żyjemy w określonym kręgu kulturowym. Tak się jakoś w Europie utarło, że piszemy i czytamy z lewa na prawo, rozpoczynając w, niespodzianka niespodzianka, lewym górnym rogu kartki. No i żadnych badań nie trzeba, żeby założyć, że gdzie jak gdzie, ale właśnie tam wzrok czytającego się znajdzie niemal na 100%… Ufff… A to ci odkrycie!

A co dalej? Ano właśnie, to już zależy od atrakcyjności treści i jej przeznaczenia. Jeżeli jest to powieść i do tego ciekawa, to nasz wzrok, omiatając kawałki strony, jednak przejedzie wiersz po wierszu. Wtedy cała teoria Z, F itd. pofrunęła w kosmos. A jeżeli tekst jest nieciekawy, napisany ogólnikami, które nic czytającemu nie dają i do tego po prostu zniechęcająco zredagowany? Np. bierzesz kartkę do ręki i już na pierwszy rzut oka na ten chaos, różnorodność czcionek, za małą czcionkę, za małe odstępy między wierszami itd. w brzuchu Cię ściska myśl „Jak się przez to przebić? Ratunku!”. Ha! Wtedy właśnie czytelnik zaczyna przeskakiwać wzrokiem. Szuka czegoś interesującego w natłoku chaotycznie podanych horoskopowych banałów. No i znajdzie, co znajdzie. Najważniejsze (z naszego punktu widzenia) może mu umknąć. Co gorsza, na podstawie tego, co mu to przerzucanie przyniesie, skonstruuje sobie swoją własną teorię na nasz temat. Możemy być bardzo zdziwieni, jak daleka bywa od naszego własnego wyobrażenia. Jak daleka bywa ona od tego, co przecież w tak „oczywisty” sposób napisaliśmy. Efekt jest bardzo prosty. W najgorszym przypadku po prostu nie zapadamy w pamięć. Jesteśmy dla czytelnika mglistym wspomnieniem. Czyli w dzisiejszym natłoku informacji tak naprawdę znikamy. W nieco lepszym przypadku (czy aby na pewno?) dostajemy ni z tego ni z owego oferty znacznie odbiegające od naszych celów zawodowych. Oczywiście, że przyczyną bywa też niechlujstwo, czy brak wiedzy czytelnika. Tego nigdy nie wyeliminujemy, ale… nie mamy na to wpływu. No to skoncentrujmy się na tym, na co wpływ mamy. Czyli na konstrukcji CV według dobrze znanych (?) i uniwersalnych zasad komunikacji. Brzmi dosyć logicznie, prawda?

Z powyższego rozumowania wynikają dwa podstawowe wnioski. Takie, dzięki którym możemy się już zabrać za samodzielne i sensowne redagowanie CV, zamiast chaotycznego eksperymentowania na bazie brzucha i porad internetowych. Pierwszy z nich będzie dalej rozebrany do gołej ziemi. Drugi będzie tematem jednego z kolejnych artykułów. Oto te wnioski:

– początek CV jest najważniejszy. Nie lewy górny róg, ale po prostu początek. Pierwsza część tekstu, która niesie informacje o naszej ścieżce zawodowej. Tam muszą się znaleźć najważniejsze informacje w pigułce. Takie, które czytelnik łatwo zrozumie i zapadną mu w pamięć. Takie, do których łatwo wrócić i… warto wrócić.

– redaguj CV w małych pakietach informacji. Takich, które już na pierwszy rzut oka zachęcają do czytania i wciągają czytelnika, przeciwdziałając zjawisku „dosyć tych literackich ogólników, ależ tu nawalone tekstu, zaczynam przerzucać”.

Oczywiście na samym początku jest imię, nazwisko, dane kontaktowe. Porady co do tych technikaliów są prostsze, więc umieściłem je na końcu artykułu. Teraz przejdźmy do pierwszej części merytorycznej dokumentu. Skoro już wiemy, że w przybliżeniu górna 1/3 pierwszej strony jest najważniejsza, bo tam czytelnik zajrzy niemal na 100%, to wniosek jest prosty. Właśnie tam musi się znaleźć coś bardzo ważnego. Bez sensu jest marnowanie najcenniejszej przestrzeni na rzeczy oczywiste lub nieistotne. Tym samym zdecydowanie odradzam rozpoczynanie CV np. od działu „Edukacja”. Czytelnik nasze wykształcenie i tak sprawdzi, więc spokojnie można je umieścić pod koniec. Błędem jest też rozpoczynanie od razu od opisu swojego obecnego miejsca pracy. To nic innego niż podawanie kolejno puzzli, z których czytelnik sam będzie układał sobie nasz obrazek. W tej chwili już zapewne zaczynasz się domyślać, do czego zmierzam. Tak, pierwszą częścią CV najlepiej jest uczynić fragment o nazwie np. Podsumowanie lub Profil (w wersji angielskiej używamy zwykle określenia Summary lub Profile). Takie Podsumowanie można wypełnić na dwa sposoby. Pierwszy opisałem w artykule odwołującym się do horoskopów i Efektu Barnuma. Puszczamy wtedy wodze fantazji i upojenia swoją wielkością płynąc na wzór „doświadczony menedżer z wieloma sukcesami w różnorodnych projektach, charyzmatyczny lider, podejmujący trudne decyzje w zmiennym środowisku, kreatywny i elastyczny”. Efekt jest oczywisty. Czytelnik widział już setki takich pustych sformułowań i jest na nie całkowicie odporny. Zaczyna czytać, widzi taki tekst i natychmiast samoczynnie oczy mu zaczynają biegać w poszukiwaniu czegoś uchwytnego, konkretu. No i zmarnowaliśmy najlepszą partię CV. Zmarnowaliśmy okazję do wywarcia dobrego pierwszego wrażenia (!). Co gorsza, wypuściliśmy czytelnika z ręki, który zaczyna skakać sobie po CV samopas. Bezsensowna strata.

Zamiast tego proponuję swoje autorskie podejście do Podsumowania. Takie, które daje ogromne szanse na zapamiętanie nas przez czytelnika. Do tego w bardzo klarowny sposób. Praktycznie uniemożliwiający błędne interpretacje. Wracając do często używanej przeze mnie metafory, podajemy czytelnikowi kompletny i prosty (!) obrazek. To podejście ma jeszcze jedną zaletę – jest wielokrotnie przetestowane w boju. Po prostu działa.

W moim modelu Podsumowanie składa się z czterech krótkich podpunktów. Tak, to ważne, podpunktów, a nie ciurkiem napisanej opowieści. Podpunkty po prostu lepiej „wchodzą” czytelnikowi. Zachęcają do czytania. A my jesteśmy od tego, by jego życie czynić łatwym i przyjemnym. Co więcej, niech każdy podpunkt liczy dwa wiersze. No, maksymalnie niech dojedzie do połowy trzeciego. Przyczyna ta sama – to ma zachęcać do czytania, a nie straszyć odbiorcę od pierwszego spojrzenia. Przejdźmy do owych podpunktów.

Podpunkt 1 – KIM JESTEŚ

Tutaj w jednym zdaniu podajesz esencję całego swojego doświadczenia zawodowego. Uwaga – to nie chodzi o obecnie zajmowane stanowisko! Zapewniam Cię, że to się da. Nie przygotujesz tego w kilka minut. Trzeba nad tym pomyśleć nieco dłużej. Można zacząć wręcz od słowa „Jestem…”. Jak taką esencję stworzyć? Odsyłam do lektury mojej książki „Czy jesteś tym, który puka?”, rozdział „Jak analizować własne doświadczenie zawodowe?”. Tutaj dodam, że zdanie ma być proste, zawierające 3-5 informacji, rozdzielonych przecinkami. Żadnych ozdobników językowych, okrągłych łączników, zero bla bla bla. Co to za 3-5 informacji? Zacznij od poziomu, do jakiego dotarłeś w swoim rozwoju, posiłkując się trzema stopniami: specjalista, menedżer, dyrektor (celowo z małej litery, bo o poziom chodzi, a nie nazwę stanowiska). Później dodaj: w jakim sektorze biznesu, w jakiego rodzaju firmach (np. od strony wielkości i/lub struktury własności), na jakim obszarze geograficznym + inny parametr, który uznasz za ważny z punktu widzenia podpunktu 4.

Przykłady:

– jestem dyrektorem sprzedaży w sektorze fmcg,  w międzynarodowych korporacjach, z odpowiedzialnością za cały kraj

– jestem kierownikiem jakości w branży „Automotive”, w międzynarodowych i lokalnych firmach Tier 1, z ekspozycją na 3 fabryki w 2 krajach.

Tak, tak, wiem, że w trakcie kilkunastu i więcej lat kariery mogłeś pracować w różnorodnych miejscach. Po pierwsze, zajrzyj jednak do wspomnianego wyżej rozdziału książki. A jeżeli jeszcze jej nie masz (naprawdę??), to za chwilę zajrzyj do… Podpunktu 4. Wszystko stanie się jasne.

Po co ścisnęliśmy całą swoją karierę do jednego zdania? Otóż jest to pierwsze zdanie CV, więc niemal na pewno zostanie przeczytane. Jeżeli krótko i mądrze je sformułowałeś, to czytelnik ma od razu wskazówkę, gdzie Cię umieścić w pionie (struktura firm) i w poziomie (sektor, charakter firm, geograficzna odpowiedzialność). Nawet jeżeli w tej chwili przestanie czytać, to najważniejsze już wie. Już zainfekowałeś jego umysł (w dobrym tego słowa znaczeniu). Nawet jeśli później coś zapomni, to wystarczy mu rzut oka na sam początek (jakże naturalny) i otwiera mu się klapka na Twój temat.

Bonusem jest też to, że przygotowując takie zdanie w pigułce na swój temat… sam się czegoś o sobie dowiesz. Tzn. zobaczysz, gdzie jest środek ciężkości całej Twojej kariery niezależnie od jej złożoności, różnorodności i jedynej w swoim rodzaju absolutnej wyjątkowości…

Podpunkt 2 – KLUCZOWE LICZBY

To znacznie prostszy kawałek. Choć wciąż wymaga dyscypliny (krótko!). Zbierz w jednym miejscu kluczowe liczby ilustrujące skalę Twoich doświadczeń. Nie wymieniaj wszystkiego w pełnej różnorodności, w poszczególnych firmach. Podaj krańce skali, lub wręcz tylko ten większy kraniec.

„Zarządzałem zespołami do 120 ludzi, obrotami do 12 mln PLN/EUR, odpowiadałem za 4 kraje, przeprowadziłem 4 kampanie wprowadzania nowych produktów, przeprowadziłem ponad 150 szkoleń w 3 krajach, zarządzałem 25 projektami trwającymi do 1,5 roku z budżetami do 1,5 mln EUR” itd. itd. Podałem całkiem sporo przykładów. Dodaj kolejne. Możesz nimi manewrować w mądry sposób. Jeśli np. maksymalna wielkość zespołu (załóżmy 1300 osób) może być zniechęcająca dla mniejszych pracodawców, a oni są dla Ciebie interesujący, to napisz „zarządzałem zespołami od 50 do 1300 ludzi”. Masz swój rozum przecież. Żeby się zmieścić w dwóch wierszach trzeba w przemyślany sposób wybrać kilka najważniejszych parametrów. Czym się kierować w swoim wyborze? To bardzo proste. Podpunktem nr 4.

Podpunkt 3 – KLUCZOWE SUKCESY

Na pewno masz sukcesy zawodowe. Nie musisz być od razu Brucem Willisem ratującym świat przed armagedonem. Takie sukcesy na miarę pełnionych ról. Każdy je ma, choć czasem nawet sobie tego nie uświadamia. Spośród nich wybierz dwa i bardzo skrótowo, bazując na faktach i mierzalnych efektach (!) podaj je czytelnikowi na tacy. Mierzalnie, to np. „3 lata z rzędu generowałem wzrosty sprzedaży o 12-22% (rynek rósł o 7%)”. To samo podane źle, to „kilka lat moja sprzedaż rosła znacząco”. Czym się kierować wybierając te dwa sukcesy? To bardzo proste. Podpunktem nr 4.

Podpunkt 4 – CEL ZAWODOWY

Uwaga, bardzo proszę o skupienie – to najważniejszy akapit Twojego CV. Wręcz powtórzę – to najważniejszy akapit Twojego CV. Wszystko, co przed nim i wszystko, co po nim służy tylko jednemu. Udowodnieniu, że masz prawo domagać się od świata rozmowy na temat Twojego celu. Prawo biorące się z doświadczeń, a nie marzeń księgowego o zostaniu z dnia na dzień poskramiaczem lwów. Wynika z tego kilka istotnych i dla niektórych zaskakujących wniosków. Po pierwsze treść pierwszych trzech podpunktów jest podporządkowana czwartemu. Swojemu celowi zawodowemu podporządkowujesz wybór parametrów i liczb opisujących skalę Twojego działania. To samo dotyczy wyboru sukcesów do podpunktu trzeciego. Wcale nie musisz wskazać tych, które formalnie są najbardziej efektowne. Wybierasz te, które ilustrują cel zawodowy. Jeżeli masz kilka odmiennych doświadczeń o zbliżonej sile (czytaj – lat spędzonych w takich warunkach), to w pierwszym podpunkcie zwracasz uwagę na te, które współgrają z celem. Proste i logiczne, prawda?

Po drugie, cała reszta CV, czyli opis wszystkich doświadczeń, we wszystkich miejscach też ma dowodzić Twoich praw do celu zawodowego. W rezultacie… wcale nie musisz umieszczać tam wszystkiego. Ba! Z pełną świadomością z niektórych informacji rezygnujesz, albo podajesz je w bardzo okrojonej formie, żeby nie zamulały czytelnikowi obrazu. Pilnujesz oczywiście chronologii zdarzeń, ale jeśli któreś zajęcie było odległe od Twojego obecnego celu, to nie marnuj na jego opis zbyt dużo przestrzeni. Dzięki takiemu podejściu tworzysz swój klarowny i dający się zapamiętać wizerunek. Dajesz odbiorcy od razu gotowy obrazek. I o to chodzi! Wiesz czego chcesz, jasno mówisz to światu i jeszcze popierasz to dowodem. Prawdopodobieństwo tego, że świat będzie z Tobą rozmawiał właśnie o tym rośnie niepomiernie. Jeżeli teraz ktoś przyśle Ci ofertę bardzo odbiegającą od Twoich pragnień, to będziesz wiedział: jego to wina, nie Twoja. Wtedy będziesz miał pełne prawo narzekać na tego rekrutera. Nawet publicznie.

W tym momencie często dostaję pytanie, którego celu dotyczyć ma wpis w CV. Tego długoterminowego w skali ok. 10 lat (góra na horyzoncie), czy krótkoterminowego, czyli po prostu następnego etapu? Odpowiedź jest całe szczęście prosta. Jeżeli ktoś teraz czyta Twoje CV, to w kontekście swojej aktualnej potrzeby rekrutacyjnej. Dla niego Twój cel długoterminowy nie jest istotny. Tym samym w CV informujemy o tym, co interesuje nas teraz. A informację jakiej drogi jest to etap zostawiamy dla siebie.

Jak napisać ten podpunkt? Zacznijmy od tego, jak w żadnym przypadku go nie pisać. Czy ze sformułowania „chcę się rozwijać wykorzystując moje bogate doświadczenie związane z zarządzaniem i optymalizacją produkcji [sprzedaży, logistyki itd.] oraz pracować dla najlepszych” cokolwiek wynika? A z takiego „szukam interesującej i pełnej wyzwań pracy w dynamicznym środowisku”? Barnum w czystej postaci. Pasuje do wszystkiego, więc cały nasz wysiłek funta kłaków wart. Czytelnik wzrusza ramionami i… sam sobie wymyśli, do czego to my możemy mu pasować.

Ten najważniejszy podpunkt musi być krótki i konkretny. Im bardziej precyzyjnie nazwiemy interesującą nas funkcję i jej miejsce (charakter firmy, sektor biznesu, lokalizacja, …), tym większe prawdopodobieństwo sukcesu. Tok myślenia jest tutaj taki sam, jak w podpunkcie 1. Po więcej szczegółów odsyłam ponownie do mojej książki. Tym razem do rozdziału „Scenariusz planowania kariery” (no nie mów, że jeszcze nie masz tej książki :-).

UWAGA: tytuły podpunktów wskazałem tutaj tylko dla przejrzystości artykułu. W swoim CV po prostu dajesz nagłówek Podsumowanie (lub Profil) i pod tym cztery podpunkty bez żadnych nazw. Przypominam, prostota! Po angielsku KISS…*

Na koniec obiecane sugestie co do rzeczy najbardziej zadawałoby się oczywistych. Dla jasności sprawy, oczywiście na samym początku, czyli na górze pierwszej strony umieszczamy:

– imię i nazwisko

– profesjonalne zdjęcie (o tym już jest osobny artykuł)

– numer komórki; tutaj dwie rady – dodajmy +48, bo przecież w dzisiejszych czasach możemy być czytani nie tylko w Polsce (a już na pewno dodajmy to w wersji obcojęzycznej dokumentu); rozbij numer na pakiety dwu- lub trzycyfrowe, ułatwiaj życie czytelnikowi… Poza tym podaj taki numer, który masz przy sobie cały czas (wcale nie taka banalna uwaga, niestety)

– adres e-mail – lepiej mieć prosty i logiczny (z całego imienia i nazwiska lub fragmentów) niż taki „fajny”, jak np. rumburak@, reddragon@, darellopajacello@, nindzaendriu@ itd….; lepiej też mieć domenę bezpieczną, tzn. akceptowaną przez wszystkie serwery. Sam mam adres @upcpoczta.pl i to się czasem średnio sprawdza; szereg serwerów nie za moje przewiny traktuje tę domenę jako spam i email jest odrzucany. Oczywiście podajemy taki adres email, który codziennie sprawdzamy, a nie raz na tydzień.

Są formaty CV, gdzie niektóre z powyższych danych technicznych podaje się na lewym marginesie. Nie ma sprawy, też ładne, byle na pierwszej stronie i jak najwyżej, zwykle bezpośrednio pod zdjęciem. Ważne, żeby były jak najszybciej dostępne posiadaczowi naszego CV. Rzut oka i widzi je od razu, nie musi kartkować.

PS

Winien jestem wytłumaczenie, dlaczego w tytule występuje „Cz.4”? Otóż ukazały się już trzy moje artykuły dotyczące redagowania CV. Pierwszy to (wspomnę buńczucznie) kultowy tekst o Efekcie Barnuma i horoskopach zamiast CV (tysiące czytelników), drugi o ogólnych zasadach redagowaniu tego dokumentu, a trzeci dotyczy kwestii umieszczania zdjęcia. Linki poniżej:

• CV jak horoskop, czyli Efekt Barnuma
• Skuteczne CV (i nie tylko), czyli anty-Barnum 
• Umieszczać, czy nie umieszczać, czyli zdjęcie w CV

* KISS – keep it simple, stupid