Priorytetyzacja zadań? Zrób im wyścig australijski

Jednym z najczęściej sygnalizowanych problemów jest priorytetyzacja zadań i umiejętność skupienia się na tych najważniejszych. Kluczem jest to pierwsze, bo gdy tego nie zrobimy, nie wiemy, na czym się skupić. Ba, tylko które są najważniejsze i jak to robić… Dobra wiadomość: można to ćwiczyć. Do tego skutecznie. Jak?

Wskazówkę, jak się do tego zabrać daje kolarstwo torowe. Tzw. wyścig australijski polega na tym, że po każdym okrążeniu ostatni zawodnik odpada i tak aż do wyłonienia zwycięzcy. To samo robimy z zadaniami.

Zrób listę swoich powtarzalnych zadań. Nie na bazie „co mi się wydaje”, tylko na bazie analizy realnie wykonywanych czynności i ilości poświęcanego na nie czasu. Już tutaj możesz przeżyć zaskoczenie widząc różnicę między tym, co sądzisz, że robisz a prawdziwym rozkładem zaangażowania czasowego.

Gdy już masz listę takich kilkunastu (zwykle) zadań, przeanalizuj, które z nich (jedno!):
– jest najmniej istotne
– może być wystarczająco dobrze zrobione przez kogo innego
– w ogóle nie musi być robione (tak, tak!).

Kryteria znasz dobrze. To są Twoje KPI (prościej: mierniki, za które jesteś rozliczany). Do tego dochodzi nakładka w postaci:

• jednoznaczne polecenie bezpośredniego przełożonego
• czy i na ile dane zadanie blokuje pracę innych ludzi (tzn. jego niewykonanie)

Tak jak w wyścigu australijskim MUSISZ jedno zadanie właśnie tak zaklasyfikować. Później… to samo w kolejnych pętlach. Właśnie zrobiłeś listę zadań wedle priorytetów od najmniej ważnego do kluczowych. Teraz pilnuj się codziennie, czy właśnie im poświęcasz czas. To już daje się sprawdzać właśnie w cyklu wręcz codziennym. Sprawdzać i… podejmować decyzje, bo cóż po samym sprawdzaniu.

Mówisz, że to się nie da, bo [wstaw dowolną wymówkę]? Cóż, konia do wodopoju można przyprowadzić, pić już musi sam.

Priorytetyzacja, to nie św. Graal, co to go szukają, ale nikt nie znajduje. Uzupełnieniem jest DELEGOWANIE. Temu poświęciłem artykuł „Delegowanie to nie magia” LINK.