
Organizacja spotkań: zasady skuteczności
Zamiast narzekać (zapewne słusznie), że większość grupowych spotkań jest dramatycznie nieskuteczna i stratą czasu, wprowadź proste reguły. Organizacja spotkań, to nie budowa kosmolotów, sam/a zobacz:
1. spotkanie musi mieć agendę, którą uczestnicy znają wcześniej i wedle niej się przygotowują
2. nie więcej niż dwa, trzy tematy, które chcemy rozwiązać i uczestnicy znają kryteria oceny rozwiązania
3. nie dłużej niż godzinę + bufor między spotkaniami
4. w spotkaniu biorą udział tylko osoby wnoszące niezbędną wartość i których jego ustalenia będą bezpośrednio dotyczyć (nikt „na wszelki wypadek”)
5. nie więcej niż ok. 5 osób, jeśli chcemy liczyć na konstruktywną zaangażowaną dyskusję i ustalenia
6. każde spotkanie ma się kończyć jasnym podsumowaniem, kto, co, kiedy robi i czym mierzymy to zrobienie (ujednolicenie ustaleń). O tym TUTAJ, LINK
7. spotkanie ma moderatora, który pilnuje agendy, czasu i jakości dyskusji. Moderatorem nie musi być najstarszy stopniem, a starsi stopniem uczestnicy podporządkowują się
8. zakaz używania „przeszkadzajek”; telefony wyciszone i schowane (nie leżą przed nosem), smartwatche i komputery to samo. Jeżeli masz czas i ochotę na sprawdzanie maili i Internetu podczas spotkania, to znaczy, że nie jesteś na nim potrzebny albo jest źle przygotowane i prowadzone. O tym, jak „przeszkadzajki” mordują komunikację, TUTAJ, LINK.
9. oddziel bieżące spotkania operacyjne od strategicznych/problemowych. Jeśli łączysz te obszary, pierwszy zawsze zamorduje drugi.
Jako organizator świadomie stosuj i kontroluj stosowanie tych reguł. Jako zapraszany uczestnik zadaj sobie i zapraszającemu pytania „Jak mam się przygotować? Do czego jestem na nim potrzebny? Do czego mnie to spotkanie będzie potrzebne?”. Wtedy organizacja spotkań przestanie być firmowym koszmarem.
Powiązane wpisy
Zajeżdżamy ludzi, płacimy słabo, co pan proponuje?
To prawdziwa historia. Na spotkaniu z zarządem pewnej firmy usłyszałem właśnie takie zdanie, jak w tytule. Dodatkową informacją był bardzo duży poziom rotacji ludzi, równie niski zaangażowania oraz oczekiwanie właścicieli,
Turkus to jeszcze biznes, czy już religia? CZĘŚĆ I
KSIĄŻKA Dariusz Użycki, „Czy jesteś tym, który puka?” dostępna TUTAJ (link) Kolory są bardzo przydatne jako metafory. Wszyscy je znają, więc przywoływanie ich przychodzi łatwo i jest nośne. Mam
Priorytetyzacja zadań? Zrób im wyścig australijski
Jednym z najczęściej sygnalizowanych problemów jest priorytetyzacja zadań i umiejętność skupienia się na tych najważniejszych. Kluczem jest to pierwsze, bo gdy tego nie zrobimy, nie wiemy, na czym się skupić.