
Organizacja spotkań: zasady skuteczności
Zamiast narzekać (zapewne słusznie), że większość grupowych spotkań jest dramatycznie nieskuteczna i stratą czasu, wprowadź proste reguły. Organizacja spotkań, to nie budowa kosmolotów, sam/a zobacz:
1. spotkanie musi mieć agendę, którą uczestnicy znają wcześniej i wedle niej się przygotowują
2. nie więcej niż dwa, trzy tematy, które chcemy rozwiązać i uczestnicy znają kryteria oceny rozwiązania
3. nie dłużej niż godzinę + bufor między spotkaniami
4. w spotkaniu biorą udział tylko osoby wnoszące niezbędną wartość i których jego ustalenia będą bezpośrednio dotyczyć (nikt „na wszelki wypadek”)
5. nie więcej niż ok. 5 osób, jeśli chcemy liczyć na konstruktywną zaangażowaną dyskusję i ustalenia
6. każde spotkanie ma się kończyć jasnym podsumowaniem, kto, co, kiedy robi i czym mierzymy to zrobienie (ujednolicenie ustaleń). O tym TUTAJ, LINK
7. spotkanie ma moderatora, który pilnuje agendy, czasu i jakości dyskusji. Moderatorem nie musi być najstarszy stopniem, a starsi stopniem uczestnicy podporządkowują się
8. zakaz używania „przeszkadzajek”; telefony wyciszone i schowane (nie leżą przed nosem), smartwatche i komputery to samo. Jeżeli masz czas i ochotę na sprawdzanie maili i Internetu podczas spotkania, to znaczy, że nie jesteś na nim potrzebny albo jest źle przygotowane i prowadzone. O tym, jak „przeszkadzajki” mordują komunikację, TUTAJ, LINK.
9. oddziel bieżące spotkania operacyjne od strategicznych/problemowych. Jeśli łączysz te obszary, pierwszy zawsze zamorduje drugi.
Jako organizator świadomie stosuj i kontroluj stosowanie tych reguł. Jako zapraszany uczestnik zadaj sobie i zapraszającemu pytania „Jak mam się przygotować? Do czego jestem na nim potrzebny? Do czego mnie to spotkanie będzie potrzebne?”. Wtedy organizacja spotkań przestanie być firmowym koszmarem.
Powiązane wpisy
Najważniejsze stanowisko w obszarze HR
Uzbierało mi się ponad trzydzieści lat doświadczeń. Do tego w bardzo różnorodnych środowiskach. Bo to i uczelnia, i armia, i dziewiętnaście lat konsultingu. To ostatnie daje dodatkowo przekrój przez wszystkie
Jest albo nie jest, czyli „szef w wielkiej firmie”
Proszę sobie przypomnieć początek filmu Gladiator. Kilka minut zaledwie. Pierwsze DWIE minuty po napisie Germania. Tylko przygotowania do bitwy.
Co zrobić, żeby ludziom chciało się chcieć?
Ten artykuł to opis przypadku. Opis konkretnych działań w istniejącej firmie, do tego w Polsce, czyli w naszych realiach. Nie jest to Ogólna Teoria Wszystkiego, ani Ogólna Teoria Motywacji. Zdecydowanie