Organizacja spotkań: zasady skuteczności

Zamiast narzekać (zapewne słusznie), że większość grupowych spotkań jest dramatycznie nieskuteczna i stratą czasu, wprowadź proste reguły. Organizacja spotkań, to nie budowa kosmolotów, sam/a zobacz:

1. spotkanie musi mieć agendę, którą uczestnicy znają wcześniej i wedle niej się przygotowują

2. nie więcej niż dwa, trzy tematy, które chcemy rozwiązać i uczestnicy znają kryteria oceny rozwiązania

3. nie dłużej niż godzinę + bufor między spotkaniami

4. w spotkaniu biorą udział tylko osoby wnoszące niezbędną wartość i których jego ustalenia będą bezpośrednio dotyczyć (nikt „na wszelki wypadek”)

5. nie więcej niż ok. 5 osób, jeśli chcemy liczyć na konstruktywną zaangażowaną dyskusję i ustalenia

6. każde spotkanie ma się kończyć jasnym podsumowaniem, kto, co, kiedy robi i czym mierzymy to zrobienie (ujednolicenie ustaleń). O tym TUTAJ, LINK

7. spotkanie ma moderatora, który pilnuje agendy, czasu i jakości dyskusji. Moderatorem nie musi być najstarszy stopniem, a starsi stopniem uczestnicy podporządkowują się

8. zakaz używania „przeszkadzajek”; telefony wyciszone i schowane (nie leżą przed nosem), smartwatche i komputery to samo. Jeżeli masz czas i ochotę na sprawdzanie maili i Internetu podczas spotkania, to znaczy, że nie jesteś na nim potrzebny albo jest źle przygotowane i prowadzone. O tym, jak „przeszkadzajki” mordują komunikację, TUTAJ, LINK.

9. oddziel bieżące spotkania operacyjne od strategicznych/problemowych. Jeśli łączysz te obszary, pierwszy zawsze zamorduje drugi.

Jako organizator świadomie stosuj i kontroluj stosowanie tych reguł. Jako zapraszany uczestnik zadaj sobie i zapraszającemu pytania „Jak mam się przygotować? Do czego jestem na nim potrzebny? Do czego mnie to spotkanie będzie potrzebne?”. Wtedy organizacja spotkań przestanie być firmowym koszmarem.